Clasificación documental basada en las necesidades del usuario: ¿cómo se hace?

Normas y estándares de documentación

Introducción

En el mundo actual, la gestión de información y documentos es fundamental en todas las organizaciones. La clasificación documental es uno de los procesos involucrados que permite ordenar y acceder de manera eficiente a la información. En este artículo se abordará la clasificación documental basada en las necesidades del usuario, sus beneficios y cómo se realiza adecuadamente.

¿Qué es la clasificación documental basada en las necesidades del usuario?

La clasificación documental es el proceso de organización y agrupación de documentos según su contenido, función y utilidad. La clasificación documental basada en las necesidades del usuario es un enfoque que considera las necesidades específicas de quienes van a utilizar la información. Este enfoque se utiliza para asegurar que la información esté disponible para los usuarios de manera rápida y eficiente.

Beneficios de la clasificación documental basada en las necesidades del usuario

  • Mayor eficiencia: Los usuarios pueden encontrar y utilizar la información de manera más rápida y eficiente.
  • Mejor toma de decisiones: La información relevante y necesaria está fácilmente disponible.
  • Reducción de costos: Con la información accesible y organizada, se reduce el tiempo utilizado en la búsqueda y recuperación.
  • Mejora en la calidad de la información: Los usuarios pueden seleccionar solo la información que necesitan, lo que ayuda a filtrar información innecesaria.
  • Optimización del proceso de trabajo: La clasificación documental basada en las necesidades del usuario puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo y procesos de la organización.

Cómo realizar la clasificación documental basada en las necesidades de los usuarios

La clasificación documental basada en las necesidades del usuario debe involucrar al usuario final y a todas las áreas interesadas en el proceso. Algunos pasos que deben seguirse son:

1. Identificar las necesidades del usuario

Es fundamental identificar las necesidades de los usuarios involucrados en el proceso de búsqueda y recuperación de información. Para esto se pueden realizar encuestas o entrevistas para determinar qué información necesitan y cómo prefieren acceder a ella.

2. Identificar y definir los tipos de documentos

Es importante definir los tipos de documentos que serán clasificados con base en las necesidades de los usuarios. Para definir estos tipos se pueden revisar los procesos de la organización y la información utilizada en cada uno de ellos.

3. Crear categorías y subcategorías

Con la información recopilada se pueden crear categorías y subcategorías con base en las necesidades de los usuarios. Estas categorías y subcategorías deben ser claras y fáciles de entender para que los usuarios las entiendan y utilicen correctamente.

4. Establecer un sistema de clasificación

Una vez definidas las categorías y subcategorías se debe establecer un sistema de clasificación que permita la organización y recuperación efectiva de la información. Este sistema debe ser consistente y mantenible a lo largo del tiempo.

5. Aplicar el sistema

Es fundamental aplicar el sistema definido y dar a conocer a los usuarios qué información se encuentra en cada categoría y subcategoría. La información y los documentos se deben organizar en las categorías correspondientes a fin de que los usuarios puedan acceder a ellos de manera rápida y sencilla.

6. Mantener y actualizar el sistema

Es importante mantener y actualizar el sistema de clasificación documental basado en las necesidades del usuario para que continúe siendo útil y eficiente. Se deben realizar actualizaciones y revisiones periódicas del sistema para asegurarse de que sigue respondiendo a las necesidades de los usuarios.

Conclusión

La clasificación documental basada en las necesidades del usuario es un proceso que ayuda a organizar y recuperar de manera más eficiente la información en las organizaciones. Este enfoque permite que los usuarios encuentren la información de manera más rápida y eficiente y mejora la calidad de la información. Para aplicar este proceso es fundamental involucrar al usuario final y a todas las áreas interesadas en el proceso. La identificación y definición de los tipos de documentos, la creación de categorías y subcategorías, el establecimiento de un sistema de clasificación y la aplicación y mantenimiento del sistema son pasos clave para la implementación exitosa de la clasificación documental basada en las necesidades del usuario.