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Clasificación documental: ¿ordenar o etiquetar primero?

Clasificación documental: ¿ordenar o etiquetar primero?

Introducción

La clasificación documental es uno de los elementos clave de la gestión de la documentación. Se trata de un proceso que permite organizar y estructurar la información para facilitar su recuperación y uso. Sin embargo, existen diferentes enfoques sobre cómo realizar la clasificación documental: ¿hay que ordenar primero o etiquetar primero? En este artículo, exploraremos las ventajas y desventajas de ambos enfoques.

Ordenar primero

El enfoque de ordenar primero se basa en la idea de que para clasificar los documentos de forma efectiva, es necesario establecer una estructura jerárquica clara. Esta estructura se establece mediante la agrupación de documentos afines en categorías generales y subcategorías más específicas. El proceso de ordenación implica la definición de los criterios de clasificación, la asignación de un código o número de identificación a cada documento, y la ubicación física de los documentos en una carpeta, estante o archivo. Una vez que se ha establecido esta estructura, los documentos se etiquetan según su ubicación. Uno de los principales beneficios de este enfoque es que permite una rápida recuperación de los documentos. Al conocer la ubicación física de los documentos, los usuarios pueden acceder a ellos de forma eficiente y sin perder tiempo buscando en diferentes lugares. Sin embargo, el enfoque de ordenar primero puede ser limitado en términos de flexibilidad. Si se introduce una nueva categoría, por ejemplo, puede ser necesario reorganizar toda la estructura de clasificación. Además, si los criterios de clasificación cambian con el tiempo, la estructura existente puede volverse obsoleta.

Etiquetar primero

El enfoque de etiquetar primero, por otro lado, se basa en la idea de que antes de ordenar los documentos, es necesario establecer una lista de etiquetas que describan su contenido. Cada documento se etiqueta de acuerdo a estas categorías, que pueden ser diversas y no necesariamente jerárquicas. Este proceso no está limitado por la estructura jerárquica, por lo que es más flexible y adaptable a los cambios en los criterios de clasificación o en la cantidad y tipo de documentos a clasificar. Además, como las etiquetas son atributos flexibles, se pueden asignar varias etiquetas a cada documento si es necesario. Sin embargo, una desventaja de este enfoque es que la recuperación de los documentos puede exigir más esfuerzo. Como los documentos no están agrupados físicamente, deben realizarse búsquedas en base a etiquetas, y estas pueden ser variadas y no necesariamente intuitivas. Por lo tanto, la búsqueda puede requerir más tiempo si no se aplican filtros adecuados o no se dispone de una herramienta de búsqueda eficiente.

Conclusión

En resumen, ¿cuál es la mejor forma de clasificar los documentos, ordenar primero o etiquetar primero? Ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas, y la elección dependerá del tipo de documentos que se deban clasificar, la cantidad de documentos, el tamaño de la organización, etc. Si se sabe que el conjunto de documentos a clasificar es relativamente pequeño y no habrá cambios en el futuro cercano, el enfoque de ordenar primero puede ser más efectivo. Por otro lado, si es posible que se deban manejar documentos de diferentes tipos y tamaños, o si se prevé una expansión de la cantidad de documentos, el enfoque de etiquetar primero puede ser más apropiado. En última instancia, el objetivo de la clasificación documental es hacer que la información sea fácilmente accesible y útil. Por lo tanto, la estrategia de clasificación debe ser elegida de acuerdo con la naturaleza de los documentos, la cultura corporativa y las necesidades de los usuarios. El enfoque más adecuado será aquel que permita una rápida recuperación de los documentos y que maximice el uso de la información a largo plazo.