Introducción

Hoy en día, la documentación es una parte fundamental de cualquier empresa u organización. Para poder garantizar la eficacia en la gestión documental, es necesario certificar que los documentos estén debidamente clasificados y ordenados de manera que se puedan acceder a ellos fácilmente. La clasificación de documentos también puede asegurar que los documentos relevantes se puedan encontrar de manera rápida durante un proceso de auditoría o una revisión legal. En este artículo, explicaremos cómo clasificar documentos de forma efectiva para mejorar la eficiencia de su empresa.

Paso 1: Definir las categorías de clasificación

Es importante definir categorías claras para la clasificación de documentos, que debe estar en línea con la estructura organizativa de la empresa. Debe definir la estructura jerárquica y decidir los niveles de categorización necesarios para categorizar cada documento de forma precisa. Por ejemplo, una forma común de categorización de documentos es utilizar niveles como Administrativo, Financiero, Marketing y Recursos Humanos.

Categorías Administrativas

En la categoría administrativa, se pueden clasificar documentos como contratos, correos electrónicos, facturas, requisitos de trabajo, informes y otros documentos relevantes de la administración.

Categoría Financiera

La categoría financiera se utiliza para clasificar documentos que están relacionados con finanzas y contabilidad. En esta categoría, se pueden incluir la contabilidad, la gestión de presupuestos y la facturación.

Categoría de Marketing

En esta categoría, se clasifican los documentos que están relacionados con la venta, promoción y publicidad. Esta categoría incluirá documentos como material publicitario, correos electrónicos de marketing y estrategias de venta.

Categoría de Recursos Humanos

Esta categoría resume los documentos relacionados con la gestión de personal de la empresa. Incluye la gestión de nóminas, contratos de trabajo, cursos de formación, informes de desempeño y otros documentos relacionados.

Paso 2: Utilizar un sistema de numeración

Es necesario utilizar un sistema de numeración para cada categoría que se definió. Esta nomenclatura permitirá una identificación rápida y clara de los documentos. El sistema de numeración debe ser fácil de entender y de seguimiento por todos los miembros del equipo encargado de la clasificación de documentos.

Paso 3: Clasificación de documentos y etiquetado

La clasificación de documentos y la identificación con etiquetas es un paso importante en la gestión documental. El etiquetado es la herramienta más poderosa para indicar la ubicación de un documento específico y puede ayudar a los usuarios a encontrar documentos con más facilidad. La etiqueta debe contener información importante como el título de documento, la categoría, la fecha y el autor.

Paso 4: Creación de una lista de acceso

Para asegurar que la información documental esté disponible para todas las partes interesadas, es importante crear una lista de acceso. Esto permitirá que el equipo relevante tenga acceso a los documentos según sus funciones. Los archivos compartidos en la nube como OneDrive, Dropbox y Google Drive pueden ser útiles en la creación de una lista de acceso.

Paso 5: Todo el personal debe ser capacitado

Es importante que todo el personal de la empresa sea capacitado sobre los procesos de clasificación y gestión documental. El personal debe estar capacitado en la determinación de la categoría de los documentos, etiquetado, utilización de un sistema de numeración estándar y acceder a la lista de acceso. La capacitación garantizará que todos los documentos estén clasificados correctamente y sean fácilmente accesibles para todos los departamentos pertinentes.

Conclusión

La clasificación de documentos es crucial para la gestión y operación efectiva de las empresas y organizaciones en la era digital. La clasificación de documentos puede disminuir los riesgos de auditoría de los documentos relevantes y hacer más eficiente el trabajo de los empleados, al permitir una rápida identificación y acceso a los documentos. Los pasos mencionados anteriormente proporcionan una guía útil para garantizar que la clasificación de documentos se realiza de forma efectiva.