Actualmente todo lo que hacemos se documenta digitalmente, las fotos, los documentos de texto, los archivos de audio, video, etc. El presente artículo se enfoca en cómo crear un archivo personal perfecto, manteniendo la coherencia en cuanto a catalogación y organización de los documentos personales, todo esto con la finalidad de tener una forma de acceso óptimo y consistente a nuestros recuerdos, notas y proyectos.

En primer lugar, es necesario considerar la comunicación. Si bien podemos guardar las fotos de nuestros teléfonos en carpetas y subcarpetas, a veces puede ser más efectivo organizarlas de acuerdo con los contextos y el tipo de evento que representan. Para mejor comunicación la creación de etiquetas o tags puede ser una buena opción, como por ejemplo “2019 viaje a Japón” para un conjunto de fotos relacionadas con un viaje.

Una vez que hemos clasificado las fotografías, es importante considerar la estructura de las carpetas utilizadas. En general, se recomienda tener una carpeta principal para cada tipo de medio serial, como por ejemplo, “fotos”, “archivos de audio” o “archivos de documentos”. Luego podemos continuar organizando en subcarpetas según la temática de interés, con nombres que sean útiles y fáciles de entender.

Pero, ¿qué hay de los archivos que intercambiamos habitualmente entre nuestros equipos? Estos pueden estar afectados por diferentes factores externos, como el tamaño del archivo, la cantidad de archivos que hay en una carpeta, la velocidad del acceso, el uso de memoria y procesamiento, entre otros. Para gestionar adecuadamente estos documentos se recomienda la creación de un directorio único y un sistema para identificar, respaldar y etiquetar los archivos, todo esto con la finalidad de mantener su vigencia y usabilidad en el tiempo.

En cuanto a formatos de archivo, existen algunos recomendables para ser utilizados en el almacenamiento de archivos de documentos, como por ejemplo, los formatos de PDF, los formatos de texto para documentos de texto y una variedad de formatos de imagen. Si bien es cierto que algunos formatos pueden estar vigentes en el presente, es importante considerar la migración de los archivos a formatos de futuro, de manera que puedan ser efectivamente utilizados en los sistemas y aplicaciones existentes.

Un archivo personal perfecto también debería incorporar elementos de seguridad. En estos tiempos en los que los documentos digitales están frecuentemente en línea, se recomienda el uso de herramientas como claves de acceso y la especificación de equivalencias de autoridad de manejo de documentos. En la práctica, esto significa que si tienes documentos que son de propiedad de un tercero, pero que deseas retener en tu propio archivo, deberías limitar la visibilidad de etiquetas relativas a los mismos, hasta que sea conveniente y factible obtener permiso explícito para retenerlos y manejarlos.

En resumidas cuentas, se recomienda la comunicación efectiva, la estructuración de carpetas, y la implementación de medidas de seguridad para el archivo personal perfecto. Si, además, se puede catalogar los elementos individualmente, optimizar la forma de acceso y guarda para documentos similares, establecer un formato ideal y crear una jerarquía de autoridad para manejar documentos, el administrador de archivo no solo se encontrará con un archivo personal óptimo, sino que los futuros cambios del hardware y software permitirán el uso de los archivos en el futuro sin inconvenientes.