En la actualidad, la gestión documental es una de las áreas más importantes dentro de las empresas. La necesidad de almacenar, proteger y controlar la información se ha convertido en una tarea fundamental. Muchas empresas han decidido dar un paso hacia la digitalización para mejorar sus procesos. En este artículo se explicará cómo crear un sistema de gestión documental digital efectivo.

¿Qué es un sistema de gestión documental digital?

Antes de empezar a hablar sobre cómo crear un sistema de gestión documental digital, es importante entender primero qué es. Básicamente, se trata de una herramienta que permite a las empresas almacenar, organizar y manipular documentos digitales en un solo lugar. Este sistema está diseñado para mejorar la eficiencia de la gestión documental y reducir el espacio de almacenamiento físico.

Las ventajas de un sistema de gestión documental digital

Crear un sistema de gestión documental digital tiene muchas ventajas. Una de las más evidentes es que ayuda a reducir el espacio de almacenamiento dentro de la empresa. En lugar de utilizar archivadores físicos, los documentos se almacenan en servidores que pueden ocupar menos espacio.

Otra de las ventajas es la facilidad para acceder a la información. En lugar de buscar en archivadores físicos, los documentos están disponibles en línea y se pueden buscar por palabras clave o por otro tipo de criterios. Además, se pueden compartir fácilmente entre los empleados de la empresa.

Por supuesto, la seguridad es otra de las ventajas de la gestión documental digital. Un sistema de gestión documental digital permite controlar quién accede a los documentos y quién no. Asimismo, también ayuda a proteger la información con opciones de copias de seguridad automáticas y encriptación de datos.

Los elementos de un sistema de gestión documental digital

Un sistema de gestión documental digital consta de varios elementos clave. El primero es la plataforma de almacenamiento. Las empresas pueden elegir entre alojar sus documentos en la nube o en un servidor local. Cada opción tiene sus propias ventajas e inconvenientes.

También es importante tener una interfaz de usuario fácil de usar. Esto permitirá a los empleados de la empresa acceder a los documentos sin necesidad de un entrenamiento extenso.

Por último, un buen sistema de gestión documental digital debe tener opciones de seguridad. Las empresas deben poder controlar quién accede a los documentos y quién no. Esto puede hacerse a través de opciones como el control de versiones, permisos de acceso y la autenticación de usuarios.

Los pasos para crear un sistema de gestión documental digital efectivo

Paso 1: Identificar los documentos a digitalizar

El primer paso para crear un sistema de gestión documental digital es identificar los documentos que se van a digitalizar. En lugar de digitalizar todos los documentos de la empresa, es importante concentrarse en los más críticos o en aquellos que se utilizan con más frecuencia.

Paso 2: Planificar la implementación

Después de identificar los documentos a digitalizar, es importante planificar la implementación. Esto incluye seleccionar la plataforma de almacenamiento, elegir una interfaz de usuario adecuada y configurar las opciones de seguridad.

Paso 3: Escanear los documentos

Una vez que se tiene una planificación sólida, es hora de escanear los documentos. Es importante asegurarse de que la calidad de los escaneados sea la adecuada y de que los documentos estén de manera legible y clara.

Paso 4: Organizar los documentos digitalizados

Con los documentos digitalizados, es hora de organizarlos. Esto incluye determinar un sistema de etiquetas o de nombres de archivo que permita acceder a los documentos de manera rápida y fácil. También es importante establecer reglas de nomenclatura que permitan encontrar los documentos más rápidamente.

Paso 5: Entrenar al equipo

Una vez que se tienen los documentos digitalizados y organizados, es hora de entrenar al equipo. Es importante asegurarse de que los empleados de la empresa se sientan cómodos utilizando el sistema de gestión documental digital y puedan acceder a la información que necesitan.

Paso 6: Implementar un sistema de control de versiones

El último paso para crear un sistema de gestión documental digital efectivo es implementar un sistema de control de versiones. Esto permite a los empleados de la empresa ver versiones anteriores de los documentos y verificar el historial de cambios. También permite controlar los accesos y las modificaciones realizadas a un archivo determinado.

Conclusión

En resumen, la implementación de un sistema de gestión documental digital es una tarea importante para cualquier empresa. Con esta herramienta, las empresas pueden reducir el espacio de almacenamiento físico, acceder fácilmente a la información y controlar la seguridad de los documentos. Al seguir los pasos descritos en este artículo, cualquier empresa puede crear un sistema de gestión documental digital efectivo.