Cómo establecer un calendario de retención documental en tu empresa

Introducción

En cualquier empresa, es esencial contar con un calendario de retención documental. Este calendario sirve como una guía para la gestión de los documentos y registros importantes, asegurando que se conserven durante los plazos requeridos por las leyes y regulaciones aplicables.

¿Qué es un calendario de retención documental?

Un calendario de retención documental es un documento que establece el tiempo durante el cual los diferentes tipos de documentos y registros deben ser retenidos por la empresa. El calendario incluye detalles sobre los tipos de documentos, la duración de su retención y el método de eliminación al final del plazo de retención.

El calendario de retención documental permite a las empresas cumplir con las regulaciones legales y fiscales aplicables y protegerse en caso de posibles litigios, al garantizar que los documentos relevantes se conserven durante el tiempo necesario.

¿Por qué es importante tener un calendario de retención documental?

Las empresas se enfrentan a una gran cantidad de documentos y registros, desde contratos y facturas hasta correos electrónicos y presentaciones. Debido a la gran cantidad de información que se genera y al ritmo acelerado de los negocios, es fácil perder la pista de cuánto tiempo deben retenerse los documentos y cuándo deben eliminarse.

Un calendario de retención documental claro y estructurado ayuda a las empresas a mantenerse organizadas y cumplir con las regulaciones legales y tributarias aplicables. Además, garantiza que los documentos importantes se mantengan seguros y que sean fácilmente accesibles cuando sea necesario.

¿Cómo establecer un calendario de retención documental en tu empresa?

A continuación, se describen los pasos que debe seguir para establecer un calendario de retención documental en tu empresa:

Paso 1: Identificar los tipos de documentos en la empresa

El primer paso es identificar los diferentes tipos de documentos y registros que tiene tu empresa. Estos pueden incluir contratos, facturas, estados de cuenta, correos electrónicos, presentaciones, etc.

Una vez que hayas identificado los tipos de documentos, es esencial comprender las regulaciones legales y fiscales aplicables a tu negocio. Algunas regulaciones requieren que ciertos documentos se conserven durante un período específico, mientras que otras regulaciones permiten que las empresas decidan cuánto tiempo retener ciertos documentos.

Paso 2: Establecer un plazo de retención para cada tipo de documento

Una vez que se hayan identificado los diferentes tipos de documentos y se haya comprendido la regulación aplicable, es esencial establecer un plazo de retención para cada tipo de documento. El plazo de retención puede variar según el tipo de documento y la regulación aplicable.

Por ejemplo, los contratos pueden tener un período de retención de 7 años, mientras que los correos electrónicos pueden requerir que se conserven durante solo 2 años.

Paso 3: Decidir el método de eliminación de los documentos

Es importante decidir cómo se eliminarán los documentos al final del período de retención. Algunos documentos pueden requerir eliminación física, mientras que otros pueden eliminarse de manera electrónica.

Cuando se eliminen los documentos, es esencial tomar medidas adecuadas para garantizar que la información privada y/o confidencial se maneje de manera segura y se elimine de manera segura.

Paso 4: Mantener y actualizar el calendario de retención documental

Una vez que se haya establecido el calendario de retención documental, es esencial mantenerlo actualizado. Los nuevos documentos y registros deben ser analizados y añadidos al calendario según corresponda.

También puede ser útil revisar regularmente el calendario para asegurarse de que sigue siendo relevante y que cualquier cambio en las regulaciones se tenga en cuenta.

Conclusión

Establecer un calendario de retención documental es esencial para cualquier empresa. No sólo ayuda a cumplir con las regulaciones legales y fiscales, sino que también garantiza que los documentos importantes se mantengan seguros y sean fácilmente accesibles cuando sea necesario. Si aún no tienes un calendario de retención documental en tu empresa, considera seguir los pasos descritos y establecer uno de inmediato. Tu negocio te lo agradecerá.