En la actualidad, la gestión documental es un tema muy relevante en las empresas y organizaciones. La cantidad de información que se maneja en el entorno empresarial es cada vez mayor y es imprescindible tener un buen sistema de selección y eliminación de documentos para evitar saturaciones y optimizar el trabajo.

El papel de los empleados

En este sentido, es importante destacar el papel que juegan los empleados en la tarea de selección y eliminación de documentos. A menudo, se tiende a pensar que es una tarea exclusiva del departamento de gestión documental o de los responsables de TI. Sin embargo, los empleados que hacen uso de los documentos también tienen un papel fundamental.

Los empleados son los que generan y utilizan los documentos a diario, por lo que tienen un conocimiento más detallado de su uso práctico. Además, ellos mismos pueden ser los creadores de documentos innecesarios o duplicados. Por lo tanto, es necesario involucrarlos en el proceso de selección y eliminación de documentos.

Ventajas de involucrar a los empleados

Involucrar a los empleados en la tarea de selección y eliminación de documentos tiene varias ventajas. En primer lugar, se consigue una mayor implicación y responsabilidad por parte de los trabajadores en el proceso de gestión documental. También se mejora la eficiencia y el rendimiento, ya que al reducir el tiempo destinado a la gestión de documentos, se optimizan los recursos y se aumenta la productividad.

Otra ventaja es que se evita la acumulación de documentos innecesarios o duplicados, lo que conlleva ahorros en espacio de almacenamiento, energía y, en definitiva, en costes.

Cómo involucrar a los empleados

El primer paso para involucrar a los empleados en la tarea de selección y eliminación de documentos es informarles de la importancia de esta tarea y por qué es necesaria su colaboración. También es necesario capacitarlos y formarlos en el uso de las herramientas de gestión documental, para que puedan identificar qué documentos son relevantes y cuáles no lo son.

Es importante crear un canal de comunicación con los trabajadores para recibir sus sugerencias y dudas. De esta manera, se crea un ambiente participativo y se refuerza el compromiso de los empleados.

Para facilitar la tarea, se pueden establecer políticas y protocolos de selección y eliminación de documentos que clarifiquen los criterios y procedimientos a seguir. La creación de guías o manuales de uso de herramientas de gestión documental también puede ser de gran ayuda.

Conclusiones

Involucrar a los empleados en la tarea de selección y eliminación de documentos es esencial para conseguir una gestión documental eficiente y optimizada en las empresas y organizaciones. La implicación y el compromiso de los trabajadores son claves para reducir el tiempo dedicado a la gestión documental y aumentar la productividad.

Por lo tanto, es importante informar, formar y establecer canales de comunicación para involucrar a los empleados en esta tarea. También se deben crear políticas y protocolos claros para guiar su acción y facilitar la gestión documental en la empresa. La colaboración de todos es fundamental para conseguir una gestión documental exitosa.