Introducción

La gestión documental empresarial es una tarea que requiere de cierta complejidad y rigor para garantizar el correcto manejo de la información registrada. Es así como surge el Comité de Documentación, una instancia encargada de administrar los archivos de la organización. En este sentido, el papel que desarrolla este comité en la selección y eliminación de documentos es fundamental para la adecuada conservación y acceso a la información.

El Comité de Documentación: un rol clave en la gestión de archivos empresariales

El Comité de Documentación es la entidad encargada de diseñar e implementar políticas y protocolos para la gestión eficiente de la documentación de la empresa. Además, su rol también contempla la supervisión y control del cumplimiento de estas políticas por parte de los empleados. Principalmente, el Comité de Documentación se divide en dos áreas: la selección de documentación que se debe conservar y la eliminación de documentos sin valor.

Selección de documentación empresarial

La selección de documentos es fundamental para garantizar la preservación de los records que permiten la toma de decisiones basadas en datos. Esta tarea requiere que el Comité de Documentación determine qué documentos son relevantes para la empresa en función de su valor, su uso y su impacto potencial en las operaciones. Una buena práctica es establecer un sistema de clasificación en niveles, en donde los documentos críticos se clasifican como nivel 1 y los menos importantes como nivel 4. Además de su valor, el contenido del documento a seleccionar se debe evaluar y deben cumplir con ciertas características como la veracidad y la autenticidad.

Eliminación de documentos empresariales

La eliminación de documentos es una tarea compleja y delicada. Si bien hay documentos que por su contenido o relevancia son preservados indefinidamente, hay otros que no tienen valor y sólo ocupan espacio físico y digital. Identificar cuáles documentos no tienen valor y cuáles sí es una tarea fundamental del comité de documentación. Los documentos que carecen de valor para la empresa son conocidos como documentos perecibles. Estos pueden ser eliminados de manera segura y legal, siempre y cuando se sigan los protocolos adecuados y se respeten los plazos legales.

Reglas y plazos para la eliminación de documentos

Las reglas y los plazos para la eliminación de documentos varían según el marco legal de cada país. En la mayoría de los casos, las empresas deben retener documentos durante un periodo de tiempo determinado antes de proceder con su eliminación. La retención de documentos puede ser necesaria por motivos legales, tributarios o fiscales. En este sentido, las organizaciones deben asegurarse de conocer la normativa de la localidad en la que operan para evitar posibles sanciones o multas. Asimismo, existen plazos legales para la eliminación de documentos en función de su tipología. Por ejemplo, los documentos financieros deben retenerse por un periodo mínimo de 7 años, mientras que otros documentos pueden ser eliminados después de sólo 2 años.

Conclusión

En definitiva, el papel del Comité de Documentación en la selección y eliminación de documentos empresariales es fundamental para garantizar la correcta gestión de los archivos de la organización. La selección de documentos permite conservar aquellos documentos valiosos y relevantes para la empresa, mientras que la eliminación de documentos sin valor permite liberar espacio físico y digital. El hecho de conocer las reglas y plazos para la eliminación de documentos es vital para evitar posibles multas o sanciones por el incumplimiento de la legislación local. En resumen, el Comité de Documentación es un factor clave en la gestión de los archivos empresariales y debe ser valorado como una instancia indispensable para garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los documentos de la empresa.