El uso de la tecnología en la archivística

Normas y estándares de documentación

Introducción

La archivística es la disciplina que se encarga de la gestión y organización de la información, su conservación y su acceso. En la actualidad, se ha convertido en una de las áreas más importantes para las organizaciones, instituciones y empresas, ya que permiten organizar la información y tomar decisiones clave. Con el avance tecnológico, la archivística ha evolucionado, siendo incorporada nuevas herramientas digitales y sistemas informáticos que permiten optimizar su labor. En este artículo, analizaremos el papel de la tecnología en la archivística y cómo su uso puede mejorar la gestión de la información.

La tecnología como herramienta para la organización de documentos

Uno de los mayores desafíos de la archivística es la organización y clasificación de grandes cantidades de documentos. Con el uso de la tecnología, se han desarrollado sistemas de gestión documental que permiten a los archivistas organizar y gestionar grandes volúmenes de información de manera rápida y eficiente. Una de las herramientas más populares es el software de gestión documental (SGD), que permite la creación y el almacenamiento de documentos digitales, así como la gestión de sus versiones y su acceso por parte de los usuarios autorizados. Los SGD también ofrecen la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas y la creación de metadatos, lo que permite una organización más eficiente de los documentos.

Tipos de software de gestión documental

Existen diferentes tipos de software de gestión documental en el mercado, desde los SGDoc orientados a empresas pequeñas, hasta los ERP que integran la gestión documental con otras áreas de la organización. Algunos de los más populares son:
  • Alfresco: Se trata de un software de código abierto que permite la gestión documental y la colaboración entre usuarios.
  • SharePoint: Es el software de gestión documental de Microsoft, que permite la creación de sitios web de colaboración y sharing de documentos.
  • DocuShare: Un SGD orientado a empresas medianas y grandes, que incluye funciones avanzadas de búsqueda y edición de documentos.

La tecnología como herramienta para la preservación de documentos

Además de la organización de documentos, la tecnología también ha permitido mejorar la preservación y conservación de los documentos. La digitalización de documentos en alta calidad, junto con el uso de sistemas de almacenamiento en línea, han permitido una mayor durabilidad y acceso a los documentos.

Formatos de archivo digitales

Los formatos de archivos digitales utilizados para la conservación de documentos son fundamentales para garantizar la preservación a largo plazo. Algunos de los más comúnes son:
  • PDF: Formato de archivo de Adobe que permite la visualización de documentos en diferentes plataformas y dispositivos.
  • TIF: Formato de archivo de imagen que asegura la preservación de la calidad de la imagen.
  • XML: Formato de archivo que permite la creación de metadatos para una mejor gestión de los documentos digitales.

La tecnología como herramienta para el acceso a documentos

Otra de las ventajas de la tecnología en la archivística es la capacidad de brindar acceso a los documentos de forma rápida y efectiva. Con la digitalización de los documentos, los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Herramientas para el acceso a documentos

Uno de los retos en la gestión de los documentos digitales es garantizar la seguridad y la privacidad de los mismos. Para ello, se han desarrollado diferentes herramientas que permiten el acceso a los documentos de manera segura. Algunas de las más populares son:
  • VPN: Las redes privadas virtuales permiten la conexión de usuarios remotos a la red de la organización, lo que facilita el acceso a los documentos sin comprometer la seguridad.
  • Autenticación de usuarios: Las herramientas que permiten la autenticación de usuarios, como los sistemas de autenticación de dos factores, garantizan que solo los usuarios autorizados accedan a los documentos.
  • Sistemas de permisos: La asignación de permisos a los usuarios permite limitar el acceso a los documentos digitales solo a aquellos que tienen autorización para ello.

Conclusiones

La tecnología ha permitido una gestión más eficiente y efectiva de los documentos en la archivística. Desde la organización y la conservación de los documentos, hasta el acceso seguro a los mismos. La evolución de los sistemas de gestión documental y las herramientas desarrolladas permiten una mayor productividad y eficiencia en la archivística. En la actualidad, es importante estar al día con los avances tecnológicos y su impacto en la archivística, lo que permitirá una optimización en la gestión y organización de los documentos, ahorrando tiempo y dinero en su archivación. El uso adecuado de las herramientas tecnológicas en la archivística no solo optimiza su labor, sino que garantiza una mayor accesibilidad y preservación de los documentos en el futuro.