Errores Comunes al Configurar un Sistema de Gestión Documental

Uno de los mayores retos que enfrentan las empresas hoy en día es el manejo eficiente de información y documentos. Por esta razón, muchas han optado por implementar sistemas de gestión documental que les permitan automatizar procesos, agilizar el acceso a la información y garantizar la seguridad y privacidad de sus datos.

Sin embargo, configurar correctamente un sistema de gestión documental no es tarea fácil y existen una serie de errores comunes que muchas empresas cometen al intentarlo. A continuación, te presentamos algunos de los más importantes:

1. No definir claramente los objetivos del sistema

Antes de implementar cualquier sistema de gestión documental, es importante que las empresas definan claramente cuáles son sus objetivos y necesidades. ¿Para qué se necesita el sistema? ¿Qué tipo de documentos se van a manejar? ¿Quiénes serán los usuarios? ¿Cómo se va a gestionar la información? Son algunas de las preguntas que deben responderse antes de comenzar la configuración.

2. No involucrar a los usuarios

Otro error común es no involucrar a los usuarios en el proceso de implementación y configuración. El sistema debe ser diseñado pensando en las necesidades reales de los usuarios para que sea útil y efectivo. Además, es importante brindar suficiente capacitación y soporte para su correcto uso.

3. Configuración incorrecta de permisos

Es fundamental que la configuración de permisos sea adecuada para garantizar la seguridad y privacidad de los datos. No hacerlo correctamente puede ocasionar problemas tales como la pérdida de información o acceso no autorizado. Es importante definir roles y permisos adecuados para garantizar la confidencialidad y protección de los datos.

4. No realizar pruebas adecuadas

Es importante realizar pruebas adecuadas antes de poner el sistema en funcionamiento. Esto permite detectar errores y problemas antes de que sean críticos y se afecte a los usuarios. Las pruebas deben incluir todo el espectro de operaciones que realizarán los usuarios con el sistema.

5. No contar con un plan de migración de datos

La migración de datos es un proceso crítico que debe ser planificado y ejecutado adecuadamente. No contar con un plan de migración puede ocasionar la perdida de información valiosa y/o desorganización de los datos. Por esta razón, es importante contar con un plan de migración que describa los pasos necesarios para trasladar los datos al nuevo sistema.

6. No actualizar el sistema de manera regular

El no actualizar la aplicación de gestión documental regularmente puede desencadenar problemas de seguridad y errores en el sistema. Es importante estar al tanto de las actualizaciones que ofrecen los fabricantes y hacerlas de manera regular para mantener el sistema seguro y operando correctamente.

7. No contar con una política adecuada de versionamiento de los documentos

No contar con una política adecuada de versionamiento puede ocasionar que se pierda información valiosa. Es importante establecer una política de control de cambios y versiones, la cual debe ser respaldada por el sistema de gestión documental.

En resumen, configurar un sistema de gestión documental no es una tarea sencilla. Requiere planificación, involucramiento de los usuarios, pruebas, configuración adecuada de permisos, entre otros. Es importante evitar estos errores comunes para garantizar el éxito del proyecto. Una correcta implementación del sistema permitirá la gestión efectiva y segura de los documentos, mejorará los procesos y aumentará la eficiencia de la empresa.