Errores comunes que dañan tus documentos

Cuando se trata de documentos importantes, es esencial asegurarse de que se almacenen y se manejen adecuadamente para evitar daños, pérdidas o incluso robos. Sin embargo, es común ver que muchas personas desconocen las mejores prácticas para proteger sus documentos. En este artículo, discutiremos los errores comunes que pueden dañar tus documentos y proporcionaremos consejos sobre cómo evitarlos.

Uso de grapas y clips

Una práctica común en muchas oficinas es grapar o unir los documentos con clips. Sin embargo, esto no es la mejor manera de almacenar los documentos. Las grapas y clips pueden dañar los documentos con el tiempo, dejando marcas, rasguños y agujeros. Además, los clips pueden dejar manchas de óxido en el papel.

En lugar de grapas y clips, se recomienda el uso de carpetas y sobres para guardar los documentos. Almacena tus documentos ordenadamente en una carpeta o en sobre de papel con solapa, así se protegen de la luz, la humedad y contaminantes peligrosos.

Uso de clips de plástico

Algunas personas utilizan clips de plástico para unir los documentos. Aunque esto puede parecer una alternativa más segura, también es perjudicial para los documentos. La mayoría de los clips de plástico tienen bordes afilados que pueden rayar el papel. Además, el plástico puede terminar dañando el papel con el tiempo.

Lo mejor es evitar el uso de clips de plástico y optar por carpetas, sobres, fundas de plástico de calidad archivística o la no utilización de inventos para unir documentos, dependiendo de la frecuencia de uso y el tipo de almacenamiento adecuado.

Exposición a la luz y la humedad

La exposición prolongada a la luz puede hacer que los documentos se desvanezcan y pierdan su color original. Los rayos UV de la luz solar pueden dañar seriamente los documentos. Además, la humedad puede debilitar el papel y provocar deformaciones y manchas.

Por lo tanto, para guardar los documentos, es importante elegir un área con una temperatura estable y controlada. Siempre es útil la utilización de cajas con tapa y respiratorios para que el papel respire y evitar el deterioro.

Manipulación inadecuada

Otro error común es la manipulación inadecuada de los documentos. Muchas personas tratan los documentos de manera descuidada, doblando, amontonando o tirando los documentos en cualquier lugar. La manipulación incorrecta puede llevar a rasgaduras, pliegues y roturas.

Es crucial tratar los documentos con cuidado. No doble los documentos, evite el uso de clips y grapas (como se ha mencionado antes) y siempre sostenga los documentos con suavidad y con limpieza adecuada de las manos antes de manipularlos.

Mala organización

Si no organizas adecuadamente tus documentos, es probable que se mezclen, pierdan, o peor aún, los tires. La falta de una buena organización puede significar que no puedas encontrar los documentos en el momento que los necesite.

Es importante organizar adecuadamente tus documentos para que puedas encontrarlos fácilmente cuando los necesites. Cada persona o empresa puede elegir la forma de organización más adecuada, pero la idea básica es contar con una tabla de contenido, un sistema de etiquetas y de colores, una descripción de cada documento, entre otros recursos que te ayuden a no perder la información.

Conclusión

Los documentos son importantes, ya sea que se trate de documentos personales o corporativos. Es esencial tener en cuenta los errores comunes y tomar medidas para prevenir daños. Utiliza las mejores prácticas de almacenamiento, evita la exposición a la luz y la humedad y manipula los documentos con cuidado. Organiza tus documentos adecuadamente para no perder información y mantener tus documentos a salvo. Si nunca has considerado estos detalles, ahora es el momento para comenzar a cuidar tus documentos y garantizar que se mantengan intactos y seguros.

¡Tu documentación es importante!