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Introducción a la archivística

Introducción a la archivística

¿Qué es la archivística?

La archivística es la disciplina encargada de la gestión, organización y preservación de los documentos que generan y reciben las instituciones (públicas o privadas) y particulares en el transcurso de sus actividades. Es decir, se trata de una ciencia que se dedica a estudiar cómo se deben usar, proteger y conservar los documentos con valor histórico y administrativo.

Importancia de la archivística

La archivística es importante porque los documentos que se conservan en los archivos son fundamentales para la reconstrucción de la historia de una sociedad. Además, estos documentos son una herramienta imprescindible para el desarrollo de la investigación histórica, jurídica, social, económica y cultural. Por otro lado, la buena gestión de los documentos también es esencial para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión pública y privada, y para cumplir con las obligaciones legales y normativas en materia de acceso a la información y protección de datos personales.

Principios de la archivística

Los principios de la archivística se basan en la necesidad de preservar los documentos y garantizar su autenticidad, integridad y accesibilidad para las generaciones presentes y futuras. Entre estos principios se encuentran:
  • Principio de procedencia: los documentos deben permanecer asociados a la entidad que los generó, recibió o acumuló.
  • Principio de organicidad: los documentos deben conservarse en su orden original y en su contexto documental.
  • Principio de integridad: los documentos no deben ser mutilados, alterados o destruidos de forma indebida.
  • Principio de unicidad: no debe existir más de un original del mismo documento en el archivo.
  • Principio de acceso: los documentos deben ser accesibles a todas las personas que los requieran.

Técnicas archivísticas

Las técnicas archivísticas son el conjunto de procedimientos y métodos que se utilizan para la gestión de los documentos y su conservación en el tiempo. Algunas de estas técnicas son:
  • Clasificación: categorización de los documentos según su contenido, origen y importancia.
  • Catalogación: descripción detallada de los documentos en catálogos o inventarios.
  • Valoración: determinación del valor administrativo, legal e histórico de los documentos.
  • Selección: elección de los documentos que deben ser conservados y los que pueden ser eliminados.
  • Preservación: conjunto de medidas para garantizar la conservación de los documentos a largo plazo.

Tipos de archivos

Existen diferentes tipos de archivos según su origen, contenido y uso. Algunos de ellos son:

Archivos administrativos

Son aquellos que contienen los documentos que generan las instituciones y empresas en el desarrollo de sus actividades administrativas, como expedientes, informes, actas, correspondencia, etc.

Archivos históricos

Son aquellos que conservan documentos de valor histórico, como manuscritos, mapas, planos, fotografías, periódicos, libros antiguos, etc.

Archivos de empresas

Son aquellos que se encargan de la gestión documental de las empresas, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias y fiscales, y la protección de la propiedad intelectual y de los datos personales.

Archivos personales

Son aquellos que conservan los documentos de particulares, como cartas, diarios, fotografías, manuscritos, etc., y que pueden tener un valor histórico y cultural relevante para la sociedad.

Retos de la archivística en la era digital

La irrupción de las tecnologías de la información y la comunicación ha transformado radicalmente la forma en que se generan, gestionan y conservan los documentos en las instituciones y empresas. En este contexto, la archivística enfrenta diversos retos para adaptarse a los nuevos formatos y soportes digitales, y garantizar la protección y conservación de los documentos en la era digital. Algunos de estos retos son:
  • La necesidad de desarrollar herramientas tecnológicas para la gestión de documentos electrónicos y digitales.
  • La protección de la privacidad y la seguridad de la información en el contexto de la transformación digital.
  • El cumplimiento de las regulaciones y leyes sobre protección de datos y privacidad en el contexto digital.
  • La formación de profesionales capacitados en el manejo de documentos electrónicos y digitales.
  • La necesidad de establecer políticas claras para la preservación y acceso a los documentos electrónicos y digitales a largo plazo.

Conclusiones

La archivística es una disciplina fundamental para la preservación y protección de la información de valor histórico y administrativo. Sus principios y técnicas son esenciales para garantizar la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a las generaciones presentes y futuras. En la era digital, la archivística enfrenta importantes retos para adaptar sus prácticas a los nuevos formatos y soportes digitales. Sin embargo, la importancia de la gestión adecuada de los documentos se mantiene, tanto en el ámbito público como privado.