La aplicación de la normatividad en la archivística
La aplicación de la normatividad en la archivística
La archivística es una disciplina técnica y científica que se encarga de la gestión documental en todas sus fases, desde la creación hasta la conservación de los documentos, pasando por su organización y acceso. La archivística se ocupa de un recurso esencial para la sociedad, la información. Esta disciplina necesita de un marco normativo que establezca las reglas para una gestión eficiente y eficaz de los documentos, así como para garantizar el acceso a la información y su preservación a largo plazo.
Es por esto que la aplicación de la normatividad en la archivística es fundamental. La aplicación de las normas archivísticas ayuda a asegurar la calidad de la gestión documental y la preservación de los documentos, fomentando el acceso a la información y la protección de los derechos de los ciudadanos. En este artículo, analizaremos la importancia de la aplicación de la normatividad en la archivística y las principales normas archivísticas que deben ser consideradas.
Normas archivísticas internacionales
Las normas archivísticas internacionales son instrumentos que buscan establecer un marco comúnmente aceptado para la gestión documental. Estas normas son creadas por organismos internacionales, como el Consejo Internacional de Archivos (CIA), la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), entre otros.
La norma más importante en el ámbito de la archivística es el Manual de Archivos de la CIA, que es un documento de referencia para toda la comunidad archivística. Esta norma establece los principios y directrices que deben aplicarse en la gestión documental, la descripción de los documentos, la organización de los archivos y la preservación de los documentos a largo plazo. El Manual de Archivos de la CIA también establece normas éticas y deontológicas para los profesionales archivistas.
Otra norma relevante para la archivística es la norma ISO 15489, que establece los requisitos para la gestión documental en una organización. Esta norma define la gestión documental como un proceso que comprende la creación, captura, organización, acceso, uso y preservación de los documentos. La norma ISO 15489 establece principios y directrices para la gestión documental en todas las fases del ciclo de vida del documento.
Normas archivísticas nacionales
Cada país cuenta con sus propias normas archivísticas, que se adaptan a las particularidades de cada contexto. Estas normas son desarrolladas por organismos públicos, como los archivos nacionales, y definen los requisitos para la gestión documental de los documentos de titularidad pública.
En España, la norma más relevante es la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que establece la obligación de las administraciones públicas de garantizar la conservación de los documentos y la protección de los derechos de los ciudadanos en su acceso a la información. Además, existen normas específicas en cada comunidad autónoma sobre la gestión documental de los documentos públicos.
En América Latina, la norma más relevante es la Ley de Archivos Nacionales, que establece las normas para la gestión documental de los documentos públicos. Esta ley establece la obligación de crear una institución responsable de los archivos nacionales, que debe definir las normas para la gestión documental y establecer los procedimientos para la transferencia de los documentos a los archivos nacionales.
Aplicación de la normatividad en la archivística
La aplicación de la normatividad en la archivística implica cumplir con las normas establecidas para la gestión documental. Es fundamental conocer y aplicar las normas archivísticas en la creación, uso, acceso, transferencia, organización y preservación de los documentos.
La aplicación de las normas archivísticas garantiza la conservación de los documentos y el acceso a la información de manera transparente y segura. Además, la aplicación de las normas éticas y deontológicas establecidas en el Manual de Archivos de la CIA asegura el respeto a los derechos de los ciudadanos y la promoción de una gestión documental responsable.
Conclusiones
La aplicación de la normatividad en la archivística es fundamental para una gestión documental eficiente y eficaz. La existencia de normas archivísticas internacionales y nacionales garantiza la calidad de la gestión documental y la protección de los derechos de los ciudadanos en su acceso a la información.
La aplicación de las normas archivísticas establecidas en el Manual de Archivos de la CIA y la norma ISO 15489, así como las normas nacionales, permite garantizar la transparencia, accesibilidad y preservación de los documentos. La aplicación de las normas éticas y deontológicas es fundamental para una gestión documental responsable y respetuosa con los derechos de los ciudadanos.
En definitiva, la aplicación de la normatividad en la archivística es esencial para lograr una gestión documental eficaz y eficiente, al tiempo que se garantiza el acceso a la información y la protección de los derechos de los ciudadanos.