La conservación preventiva en la archivística

La conservación preventiva en la archivística es un área de gran importancia en la gestión documental. En la actualidad, se entiende que la preservación de documentos es una tarea que va más allá de la restauración y conservación de documentos en sí mismos, sino que también implica medidas preventivas.

La conservación preventiva busca evitar el deterioro de los documentos antes de que se produzca. Para lograr esto, se requiere una combinación de factores, como la prevención de daños físicos y ambientales, la planificación estratégica y el uso de tecnologías para la digitalización y la protección de los documentos.

La conservación preventiva es especialmente importante en el contexto de la archivística, donde los documentos se conservan para su uso en el futuro. La conservación adecuada de los documentos asegura su legibilidad a largo plazo, lo cual es especialmente importante para los documentos de archivo históricos, que pueden ser de gran importancia para la investigación y la educación.

En la mayoría de los casos, las causas del deterioro de los documentos son evitables y se deben a factores como la humedad, la temperatura y la luz inadecuadas, la manipulación indebida, la exposición a sustancias químicas, la polución y la infestación de insectos y hongos. Es importante que los profesionales de la archivística tomen medidas adecuadas para evitar que se produzcan estos daños.

Para lograr la conservación preventiva de los documentos, se deben tomar medidas en el momento de la adquisición de los documentos. Es fundamental crear un ambiente adecuado para el almacenamiento de los documentos, que incluya el control de la temperatura y de la humedad, así como la protección contra la luz, el agua y las plagas. Además, se deben seleccionar materiales de almacenamiento de buena calidad, como cajas y carpetas de archivo, que protejan los documentos de daños físicos.

Es importante que los profesionales de la archivística lleven a cabo una identificación temprana de los documentos que necesitan atención especial para la conservación preventiva. Una vez identificados, se deben tomar medidas específicas para protegerlos de los factores que pueden causar su deterioro. Por ejemplo, los documentos que tienen tinta corrosiva o papel deteriorado pueden ser tratados con una solución de alcalinidad para neutralizar la acidez y prevenir el deterioro.

También es importante que se realicen controles regulares y mantenimiento de los equipos y herramientas utilizados en la gestión de documentos, para asegurarse de que funcionan correctamente y no dañan los documentos de archivo.

Además, la conservación preventiva también puede involucrar el uso de tecnologías modernas, como la digitalización de documentos. Esto se hace para proteger los documentos originales de los daños causados por una manipulación frecuente y para asegurarse de que los documentos sean fácilmente accesibles para otros usos.

Para lograr la conservación preventiva efectiva en la archivística, es necesario contar con profesionales capacitados y calificados, y también es necesario tener un compromiso sostenido de los administradores y los políticos del gobierno para la asignación de recursos adecuados.

En resumen, la conservación preventiva en la archivística es una tarea esencial en la gestión documental y exige medidas concretas y planificadas para prevenir el deterioro de los documentos antes de que ocurra. Para lograr esta tarea, es importante crear un ambiente adecuado para el almacenamiento de los documentos, seleccionar materiales de buena calidad, llevar a cabo una identificación temprana de los documentos que necesitan atención especial y utilizar tecnologías modernas, entre otros. Todo esto requiere de profesionales capacitados y una asignación adecuada de recursos por parte de los administradores y los políticos del gobierno.