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La gestión de los documentos electrónicos en la archivística

La gestión de los documentos electrónicos en la archivística

La gestión de los documentos electrónicos en la archivística

La archivística es una disciplina encargada de la gestión, preservación y acceso a los documentos que reflejan la actividad humana. Desde los primeros registros escritos en tablillas de arcilla, hasta los documentos electrónicos actuales, el objetivo siempre ha sido el mismo: administrar estos documentos de una manera eficiente y efectiva. En la era digital, este objetivo no ha cambiado, pero la forma en que se logra sí ha evolucionado. La gestión de los documentos electrónicos en la archivística es más compleja, pero también más necesaria que nunca. En este artículo se explorará cómo se realiza esta gestión en la era de la información digital y cuáles son los principales desafíos que enfrentan los profesionales en esta área.

Documentos electrónicos vs. documentos físicos

Los documentos físicos y los electrónicos tienen algunas diferencias importantes que deben tener en cuenta los archivistas al desarrollar una estrategia de gestión de documentos. Uno de los principales desafíos es la velocidad a la que se producen los documentos digitales. Mientras que los documentos físicos se acumulan en un ritmo más o menos constante, los electrónicos pueden generarse en grandes cantidades en muy poco tiempo. Esto significa que los archivistas deben mantener un seguimiento constante de los documentos para poder asegurarse de que se están gestionando acorde con las leyes, normas y regulaciones que aplican a la conservación de estos archivos.

Además, los documentos electrónicos pueden ser más frágiles que los documentos físicos. Un fallo informático o un corte de energía pueden provocar la pérdida de información valiosa, incluso aunque solo sea momentánea. Los archivistas deben asegurarse de que los documentos electrónicos están protegidos de estos riesgos mediante la aplicación de medidas de gestión de riesgos apropiadas.

La gestión de los documentos digitales

La gestión de los documentos electrónicos implica varios procesos: ingreso, clasificación, descripción, preservación, acceso y disposición. Cada uno de estos procesos tiene desafíos únicos en el entorno digital.

Al proceso de ingreso, por ejemplo, le corresponde la tarea de asegurarse de que los documentos se reciben en el formato adecuado (preferentemente formato PDF para documentos de texto). Además, debe prestar atención a la precisión y completitud de los metadatos y los archivos para asegurarse de una correcta descripción de los documentos. Los documentos digitales pueden ser más difíciles de clasificar y describir que su contraparte física, debido a la falta de evidencia física.

Preservación y acceso a los documentos electrónicos

Los archivos electrónicos pueden ser preservados de manera efectiva gracias a la tecnología de almacenamiento y sistemas de gestión de archivos electrónicos. La densidad de información contenida en los mismos, nos obliga a optar por dispositivos y técnicas que los permitan mantener en el tiempo. Para esto, es imprescindible contar con un adecuado modelo de almacenamiento y backup, para salvaguardar la información contenida en estos documentos.

Sobre el acceso a los documentos electrónicos, se ha producido un cambio radical: los documentos digitales no solo se conservan para acceder a la información sino también para facilitar el acceso.

Además, los documentos digitales pueden ser utilizados para múltiples funciones más allá de los intereses inmediatos para los que se crearon: investigaciones, estudios, estadísticas, entre otras.

Desafíos y soluciones en la gestión electrónica

El desafío principal de la gestión de documentos electrónicos es cómo garantizar una gestión adecuada de los mismos, que asegure su máxima preservación en el tiempo. Para abordar este reto, los profesionales en la gestión documental han desarrollado nuevas técnicas y tecnologías para gestionar los documentos.

Por otra parte, es importante destacar que son muchos los factores que influyen en la gestión y preservación de los documentos electrónicos: desde cuestiones tecnológicas, como la obsolescencia de formatos o aplicaciones, hasta factores culturales como la confianza de los usuarios en la tecnología y la información que contienen los documentos. Para lograr una gestión adecuada de los documentos electrónicos, es imprescindible realizar una adecuada estrategia compuesta por políticas y procedimientos que aseguren su gestión, preservación y acceso.

Conclusiones

La gestión de los documentos electrónicos en la archivística es un campo en constante evolución, que se enfrenta a nuevos y diversos desafíos cada día. Los documentos digitales presentan su propio conjunto de desafíos en lo que respecta a la gestión y preservación a largo plazo.

La implementación de buenas prácticas para la gestión de los documentos electrónicos, involucra acciones tecnológicas, culturales y administrativas. Para garantizar la preservación, acceso y uso de los documentos digitales, es necesaria una acción urgente de colectivización, en la que trabajen juntos tanto los profesionales en la gestión documental como los proveedores de tecnología.

En definitiva, la gestión de documentos electrónicos es clave en la archivística contemporánea, permitiendo el acceso, utilización y gestión de documentación digital, mejorando la eficiencia y efectividad para la toma de decisiones en todo tipo de organizaciones. El reto para el futuro será mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los archivos ante la nueva época de la era digital.