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La importancia de la capacitación en la archivística

La importancia de la capacitación en la archivística

Introducción

En el mundo actual, en donde la información se encuentra en diversos formatos y en constante cambio, es importante contar con profesionales capacitados en la gestión y organización de documentos. Y es aquí donde la archivística entra en juego, pues su función principal es la administración y conservación de todo tipo de información, convirtiéndola en un recurso valioso y útil para las organizaciones.

¿Qué es la archivística?

La archivística es una disciplina que se ocupa del estudio, la organización y la gestión de los documentos generados en una empresa u organización. Consiste en la implementación de técnicas y políticas para la gestión de información, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva.

Funciones de la archivística

Las funciones de la archivística son variadas y pueden estar dirigidas hacia diferentes objetivos, pero su finalidad principal es garantizar la conservación y disponibilidad de la información. Algunas de ellas son:

  • Organización y clasificación de los documentos
  • Creación y mantenimiento de sistemas de archivo
  • Garantizar la accesibilidad y uso de la información
  • Establecimiento de políticas y procedimientos para la gestión documental

¿Por qué es importante la capacitación en archivística?

La capacitación en archivística es fundamental para garantizar un manejo adecuado y eficiente de los documentos dentro de las organizaciones. A continuación, se presentan algunas razones por las cuales es importante contar con personal capacitado en archivística:

Conocimiento de herramientas y técnicas de gestión documental

Los profesionales capacitados en archivística cuentan con las herramientas y técnicas necesarias para organizar y gestionar de manera correcta todo tipo de documentos, ya sean físicos o electrónicos. Esto incluye el conocimiento sobre la creación de archivos, su organización, conservación y transferencia a otras áreas o instituciones.

Asegurar la protección y privacidad de información confidencial

Los documentos que contienen información confidencial o personal deben ser protegidos. El personal capacitado en archivística tiene la formación necesaria para identificar y proteger la información, asegurando que solo esté disponible para las personas autorizadas para acceder a ella.

Gestionar y promover la accesibilidad a la información

La gestión y promoción de la accesibilidad a la información son funciones fundamentales de la archivística. Un personal capacitado en esta disciplina puede garantizar el acceso a documentos de manera rápida y eficiente, lo que puede ser esencial para el desarrollo de actividades en la organización.

Ayudar a cumplir con las regulaciones y estándares legales

El personal capacitado en archivística está en una posición para guiar y ayudar a las organizaciones a cumplir con los estándares y regulaciones legales que rigen el almacenamiento y gestión de los documentos. Esto incluye leyes de protección de datos personales, obligaciones contables y fiscales, leyes laborales y contractuales, entre otras.

Conclusión

La capacitación en archivística es esencial para la gestión adecuada de la información. La disciplina de la archivística ofrece herramientas y técnicas para la organización y gestión de documentos, garantizando la disponibilidad de la información y cumplimiento de regulaciones legales. La capacitación en archivística no solo es fundamental para las organizaciones sino también para los archivistas que desean profesionalizar su carrera y mejorar sus competencias y habilidades.