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La importancia de la temporalidad en la selección de documentos

La importancia de la temporalidad en la selección de documentos

Introducción

La documentación es la práctica de crear, organizar y gestionar documentos. Los documentos son piezas de información que se registran en algún medio físico o digital. La gestión documental es una de las partes más críticas de cualquier organización. Cuando una organización maneja muchos documentos, es importante contar con un sistema que permita la identificación, la organización, la recuperación y el mantenimiento de los mismos. La temporalidad juega un papel crucial en la selección de documentos y es el tema principal de este artículo.

La temporalidad como factor crítico en la selección de documentos

La temporalidad se refiere al tiempo en el que se creó, se recibió o se modificó un documento. La selección de documentos es el proceso de elegir qué documentos son relevantes para una organización y cuáles no. La temporalidad es un factor crítico en este proceso.

En una organización, los documentos pueden ser de muchos tipos, por ejemplo, informes, facturas, correos electrónicos, contratos, expedientes, etc. La selección de documentos es importante porque no todos los documentos son imprescindibles para la organización. Por ejemplo, una empresa lee varios correos electrónicos al día, pero no todos los correos electrónicos son importantes para la organización. Por lo tanto, la selección de los correos electrónicos se basa en su importancia y relevancia para la organización.

La importancia de la temporalidad

La temporalidad es importante en la selección de documentos porque permite a la organización identificar y seleccionar documentos relevantes según su fecha de creación o modificación. Cuando se seleccione una gran cantidad de documentos, es crítico clasificarlos en categorías de acuerdo a su fecha de creación o modificación. Los documentos se pueden clasificar en etapa temprana, media o final según su fecha. La selección de los documentos se basa en su importancia y relevancia para la organización. Por ejemplo, los informes más recientes son importantes para las decisiones futuras y estratégicas de la organización.

El impacto de la temporalidad en la organización

La selección de documentos basada en la temporalidad tiene un impacto significativo en la organización. Una organización puede tener muchos documentos acumulados en su sistema. La selección de una gran cantidad de documentos puede ser una tarea difícil y consumir mucho tiempo. Sin embargo, al seleccionar los documentos según su fecha de creación o modificación, la organización puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Esto también permite una selección más precisa de los documentos según su importancia y relevancia para la organización.

Conclusión

En resumen, la temporalidad es un factor crítico en la selección de documentos. La selección de documentos basada en la temporalidad puede ser una tarea difícil, especialmente cuando se trata de una gran cantidad de documentos. Sin embargo, al seleccionar los documentos teniendo en cuenta su fecha de creación o modificación, la organización puede ahorrar tiempo y esfuerzo. La selección más precisa de los documentos según su importancia y relevancia para la organización también es un factor importante. La gestión documental es una tarea crítica en cualquier organización, y la selección de documentos es un paso importante dentro de este proceso. La importancia de la temporalidad en la selección de documentos no se puede subestimar.