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Los criterios básicos para decidir qué documentos eliminar

Los criterios básicos para decidir qué documentos eliminar

En el mundo de la documentación es común encontrarse con una gran cantidad de documentos que se acumulan con el tiempo. Muchos de estos documentos pueden resultar obsoletos o innecesarios para la organización, lo que provoca una sobrecarga en el sistema de archivo y puede dificultar la búsqueda de información relevante. Por esta razón, resulta necesario contar con criterios claros que permitan decidir qué documentos eliminar. En este artículo hablaremos de los criterios básicos para tomar esta importante decisión.

¿Por qué eliminar documentos?

Antes de hablar de los criterios específicos para la eliminación de documentos, es importante entender por qué es importante llevar a cabo esta tarea. La eliminación de documentos no es simplemente una acción que se realiza para reducir la cantidad de papel o ahorrar espacio en el disco duro. La eliminación de documentos es fundamental para mantener un sistema de documentación eficiente y organizado. Los documentos que no son útiles o relevantes para la organización solo contribuyen a la sobrecarga de información, lo que dificulta la búsqueda de información útil. Además, eliminar documentos también puede contribuir a la seguridad de la información al reducir la cantidad de documentos que pueden estar disponibles para personas no autorizadas.

Criterios para decidir qué documentos eliminar

1. Fecha de creación

Uno de los criterios más comunes para decidir qué documentos eliminar es la fecha de creación. Los documentos que han sido creados hace mucho tiempo pueden ser obsoletos o ya no ser relevantes para la organización. En estos casos, lo mejor es eliminarlos para evitar la sobrecarga de información.

2. Relevancia

La relevancia es otro criterio importante para decidir qué documentos eliminar. Los documentos que no son relevantes para la organización no deben ser guardados. Esto incluye documentos que no se relacionan con la actividad principal de la organización, o documentos que no contienen información útil o necesaria para la toma de decisiones.

3. Actualidad

Los documentos que ya no están actualizados también pueden eliminarse. Esto incluye documentos que han sido modificados o actualizados pero que no contienen información importante o relevante. Los documentos que contienen información obsoleta o errónea también pueden eliminarse.

4. Duración de almacenamiento

Otro criterio importante para decidir qué documentos eliminar es la duración de almacenamiento necesario. Los documentos que han cumplido su período de retención legal o que ya no son necesarios para la organización pueden ser eliminados. Es importante tener en cuenta que algunos documentos deben ser almacenados durante un período determinado para cumplir con las regulaciones legales, las políticas de la organización, o para fines históricos o de investigación.

5. Espacio de almacenamiento

El espacio de almacenamiento es un criterio importante para la eliminación de documentos. Si la organización se queda sin espacio de almacenamiento, debe decidir qué documentos son más importantes y necesarios para almacenar. Si un documento no es esencial o se puede encontrar fácilmente en otras fuentes, es mejor eliminarlo para ahorrar espacio de almacenamiento.

Conclusión

Eliminar documentos no es una tarea fácil, pero es fundamental para mantener un sistema de documentación eficiente y organizado. Al seguir los criterios mencionados anteriormente, podemos hacer una selección más efectiva y eficiente de los documentos que deben ser eliminados, lo que nos permitirá tener un sistema de documentación más efectivo.