Normas de documentación para sistemas de gestión de calidad
Introducción
Los sistemas de gestión de calidad son una herramienta esencial para cualquier empresa que desee mantener altos estándares de calidad en sus procesos y productos. Pero para que estos sistemas funcionen adecuadamente, es necesario contar con una documentación clara y precisa que permita a los usuarios entender los procesos y procedimientos. En este artículo hablaremos de las normas de documentación para sistemas de gestión de calidad.
¿Qué son las normas de documentación?
Las normas de documentación son un conjunto de directrices que establecen cómo se debe documentar un sistema de gestión de calidad. Estas normas tienen como objetivo garantizar que la documentación sea clara, completa, precisa y fácil de entender para los usuarios. Las normas de documentación se aplican a todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad, desde manuales hasta informes de auditoría.
¿Por qué son importantes las normas de documentación?
Las normas de documentación son importantes porque tienen un impacto directo en la eficacia del sistema de gestión de calidad. Si los documentos no están escritos de manera clara y precisa, los usuarios pueden cometer errores en el manejo del sistema, lo que puede afectar la calidad de los procesos y productos. Además, los documentos son la herramienta clave para entrenar a los usuarios, y si estos no son claros, el entrenamiento puede ser insuficiente y la calidad se verá afectada.
Normas generales para la documentación
Documentación necesaria
La documentación necesaria en un sistema de gestión de calidad depende del tamaño y complejidad de la empresa. Sin embargo, hay algunos documentos que son esenciales en cualquier sistema de gestión de calidad, como el manual de calidad, la política de calidad, los procedimientos documentados, los registros y los informes de auditoría.
Formato
El formato de los documentos debe ser consistente en todo el sistema. Esta coherencia facilita la búsqueda y recuperación de información. Además, se recomienda que los documentos tengan un título, un número de identificación, una fecha de revisión y un autor claro.
Accesibilidad
Los documentos del sistema de gestión de calidad deben estar disponibles para todos los usuarios relevantes. Se recomienda que los documentos se almacenen digitalmente, con una estructura de carpetas lógica y funciones de búsqueda, y que se establezcan permisos para garantizar que sólo los usuarios necesarios tengan acceso a los documentos.
Control de cambios
Es importante tener un sistema de control de cambios confiable para evitar el uso de documentos obsoletos. Se recomienda establecer un procedimiento claro y revisar los documentos regularmente para asegurarse de que estén actualizados y sean relevantes.
Normas específicas para la redacción de documentos
Clareza
La redacción de documentos debe ser clara y fácil de entender para el lector. Es importante usar un lenguaje sencillo y directo, y evitar frases ambiguas o complicadas. La información debe ser presentada en un orden lógico y ser coherente.
Precisión
Los documentos deben ser precisos y sin errores. Esto incluye verificar los hechos, los números y las fechas. Es importante usar términos consistentes y no ambigüedad para evitar confusiones.
Compleción
Los documentos deben contener toda la información necesaria. Es importante incluir los detalles necesarios para entender el proceso o el procedimiento, y proporcionar ejemplos cuando sea posible. La información debe ser presentada de manera estructurada y fácil de entender.
Actualización
Es importante actualizar los documentos regularmente para garantizar que la información esté actualizada y sea relevante. Además, los cambios deben ser revisados por los usuarios relevantes para asegurarse de que no haya errores o información faltante.
Conclusion
Las normas de documentación son esenciales para garantizar la eficacia de un sistema de gestión de calidad. La documentación clara y precisa es clave para el entrenamiento y la utilización efectiva del sistema. Al seguir las normas de documentación, se puede asegurar que los documentos sean precisos, completos, claros y fáciles de entender. Este enfoque puede mejorar significativamente la calidad de los procesos y productos.