Los documentos juegan un papel crucial en cualquier transacción comercial, ya que son una prueba de la actividad empresarial. La documentación es esencial para hacer un seguimiento de las operaciones comerciales, tomar decisiones informadas y cumplir con los requisitos legales y fiscales. En una empresa, muchos tipos de documentos son generados y es importante para el negocio mantener y archivarlos por razones legales o fiscales.

Qué se entiende por documentos legales y fiscales

Hay varios tipos de documentos que deben ser conservados por razones legales y fiscales. Los documentos legales son aquellos que se necesitan para cumplir con los requisitos y reglas establecidos por la ley. Estos documentos incluyen contratos de trabajo, acuerdos de arrendamiento, contratos de ventas y acuerdos de asociación. Por otro lado, los documentos fiscales están relacionados con impuestos y se utilizan para fines de declaración fiscal y auditorías. Estos incluyen facturas, recibos, estados de cuenta bancarios, reportes financieros y registros de nómina.

Por qué es importante conservar documentos

La conservación adecuada de documentos es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa. La conservación de documentos legales y fiscales ayuda a proteger a la empresa en caso de demandas legales o auditorías fiscales. Además, la documentación adecuada también ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y a evaluar la viabilidad de sus operaciones. Los documentos legales y fiscales también pueden ser requeridos por terceros, como bancos o inversores, ya que ayudan a mostrar la solidez financiera de la empresa.

¿Cuánto tiempo debe conservarse la documentación legal y fiscal?

Cada documento legal y fiscal tiene un mandato específico para su conservación. El tiempo necesario para conservar los documentos puede variar según el tipo de documento, la jurisdicción y la ley aplicable. Hay algunas leyes que sugieren requerimientos mínimos de conservación. Por ejemplo, registros de nómina deben mantenerse durante al menos tres años, mientras que los documentos financieros deben mantenerse durante al menos siete años.

Documentos financieros y contables:

• Estados financieros
• Reportes de ingresos
• Facturas y recibos de compras y ventas
• Registros de transacciones bancarias
• Comprobantes de pago de impuestos
• Contratos de préstamo
• Registro de amortización de activos fijos
• Informe anual de auditoría

Documentos legales:

• Contratos de clientes y proveedores
• Acuerdos de arrendamiento y propiedad
• Licencias, permisos y certificaciones
• Contratos de trabajo y presentación de impuestos
• Acuerdos de asociación y registro comercial
• Documentos de propiedad intelectual

Conclusión

En resumen, la conservación adecuada de documentos legales y fiscales es esencial para proteger a una empresa de posibles demandas legales o auditorías fiscales. También es importante para tomar decisiones informadas y evaluar la solidez financiera de la empresa. La conservación de documentos legales y fiscales varía según el tipo de documento, la jurisdicción y la ley aplicable. Aunque, algunos documentos pueden considerarse obsoletos y se pueden eliminar de manera segura, No se deben desechar estos documentos sin haber consultado previamente con un abogado o asesor fiscal para determinar el tiempo adecuado de conservación. En general, es mejor ser cauteloso y mantener una buena documentación para proteger a la empresa a largo plazo.