Un Nuevo Enfoque para la Gestión Documental: La Gestión por Excepción

La gestión documental es vital en cualquier organización. La buena gestión de los documentos en una empresa permite un trabajo más eficiente, una mejor colaboración entre departamentos y más seguridad en la protección de la información. Sin embargo, la gestión documental tradicional, que consiste en revisar, clasificar y archivar manualmente cada documento, puede ser ineficiente, costosa y, en última instancia, poco práctica. Es por eso que la gestión por excepción es un enfoque innovador para la gestión documental que puede cambiar radicalmente la forma en que las empresas abordan la gestión de sus documentos.

¿Qué es la gestión por excepción?

La gestión por excepción se basa en el principio de que la mayoría de los documentos que se reciben en cualquier organización son documentos comunes y repetitivos. Es decir, son facturas, informes de ventas, correos electrónicos de rutina y otros documentos que se reciben en gran cantidad todos los días. La gestión por excepción identifica estos documentos comunes y establece un proceso automatizado para gestionarlos automáticamente.

De esta forma, la gestión por excepción permite a los empleados centrarse en los documentos que son excepcionales, es decir, aquellos que requieren una acción específica o que son únicos en su contenido. Al liberar a los empleados de la carga de gestionar los documentos comunes, la gestión por excepción puede mejorar la eficiencia, reducir los costos y garantizar que los documentos importantes se gestionen de manera adecuada y oportuna.

¿Cómo funciona?

Para implementar la gestión por excepción, es necesario contar con un sistema de gestión documental avanzado que pueda identificar los documentos comunes y establecer procesos automatizados para gestionarlos. Este sistema de gestión documental utiliza tecnología avanzada, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para identificar y gestionar los documentos.

Una vez que se ha establecido un proceso automatizado para los documentos comunes, los empleados pueden centrarse en los documentos excepcionales que requieren una acción específica. Estos documentos pueden ser documentos que requieren una respuesta rápida, como las solicitudes de los clientes, o documentos que contienen información delicada o confidencial que debe ser manejada con cuidado.

Beneficios de la gestión por excepción

La gestión por excepción tiene varios beneficios para las empresas que buscan una forma más eficiente y efectiva de gestionar sus documentos. Algunos de los beneficios incluyen:

1. Ahorro de tiempo y reducción de costos: Al liberar a los empleados de la gestión de documentos comunes, la gestión por excepción puede ahorrar mucho tiempo y reducir los costos de la gestión documental.

2. Mejora de la eficiencia: Al automatizar los procesos de gestión de documentos comunes, la gestión por excepción puede mejorar la eficiencia y la velocidad de los procesos empresariales.

3. Garantía de cumplimiento normativo: Al asegurarse de que los documentos importantes sean gestionados adecuadamente y oportuna, la gestión por excepción puede ayudar a las empresas a cumplir con las normas y regulaciones.

4. Mejora de la seguridad: Al gestionar los documentos excepcionales de manera adecuada y asegurarse de que se manejen con cuidado, la gestión por excepción puede mejorar la seguridad de la información de la empresa.

En resumen, la gestión por excepción es un enfoque innovador para la gestión documental que puede cambiar radicalmente la forma en que las empresas abordan la gestión de sus documentos. Al reducir la carga de gestión de documentos comunes, liberar a los empleados para centrarse en los documentos excepcionales y mejorar la eficiencia de la empresa, la gestión por excepción puede ser una herramienta valiosa para cualquier organización que busque mejorar su gestión documental y sus procesos empresariales en general.